Veranderingen zijn bij organisaties aan de orde van de dag. De meeste veranderingen worden in de vorm van projecten/epics opgepakt. In de media voert negativiteit rond de uitvoering van projecten nog steeds de boventoon. Een bekend voorbeeld waar in het voorwoord door Maarten Hillenaar, voormalig Rijks-CIO, naar verwezen wordt is de hardnekkige mare dat de overheid jaarlijks vijf miljard verspilt aan grote ICT-projecten. Uit vele internationale benchmarks blijkt juist dat Nederland, als geen ander land, in staat is om snel en succesvol te innoveren. En dus projecten succesvol uit te voeren.
In dit boek heb ik daarom bewust gekozen voor een positieve inslag. In dit boek laat ik zien hoe bedrijven en instellingen op een succesvolle wijze zijn omgegaan met ingrijpende veranderingen. Het gaat om veranderingen in de wijze waarop zij hun diensten aan hun klanten aanbieden, om veranderingen van werkprocessen en om veranderingen in de geautomatiseerde ondersteuning van de werkprocessen en dienstverlening.
Van goede voorbeelden kun je veel leren. Door praktijkervaringen op een rij te zetten, kun je patronen voor succes herkennen. Deze patronen leiden tot handvatten voor volgende projecten. Tot modellen voor een succesvolle aanpak. Vandaar de titel van mijn inleidend hoofdstuk: ‘Niets is zo praktisch als een goede theorie.'
De theorie die uit de besproken voorbeelden volgt, is samengevat in een eenvoudig model: het ‘Business Empowerment Framework'. Dit eenvoudige maar krachtige model voor verandermanagement biedt een handvat om structuur en samenhang in de complexiteit van een veranderopgave aan te brengen. Ook laat het raamwerk de belangrijkste competenties zien waarover een organisatie moet beschikken om veranderingen succesvol uit te kunnen voeren.
In de cases zien we steeds terugkomen dat vernieuwingsprocessen vaak omvangrijker en complexer worden dan in eerste instantie werd gedacht. Bij het RCE werd dit plastisch verwoord met ‘Het werd een bord spaghetti, waarin ‘alles' met ‘alles' samenhing. En dat vereist strikt logisch en logistiek denken, vaardigheden die we niet onmiddellijk paraat hadden.'
Veranderingen volgen elkaar ook steeds sneller op. Je ziet dat bedrijven daarom steeds vaker kiezen voor het gelijktijdig ontwerpen (= inhoud geven aan de verandering) en ontwikkelen (= mensen binnen de organisatie meenemen in de verandering). In de case van Aegon zien we dit terug in de metafoor van de trektocht: ‘je gaat op pad weet de richting, maar weet niet precies wat de route wordt'. Wel was duidelijk waar Aegon wilde uitkomen: een klantgerichte organisatie waarin de klant en het klantcontact leidend zijn.
Gemeenten zijn zich bewust dat ‘goede dienstverlening aan inwoners en bedrijven en het gericht inzetten van overheidsgeld draait om de beschikbaarheid en het gebruik van informatie'. Het hoofdstuk van de gemeenten Vlaardingen, Maassluis en Schiedam laat zien hoe hierbij gewerkt kan worden met portfoliomanagement en informatieplanning.
De case van Dela beschrijft hoe de rol van IT binnen het totale grootschalig verandertraject transformeert van ‘IT als volger' richting ‘Digitaal Meesterschap'. Ook geeft de case goed weer hoe de afstemming tussen business en IT plaatsvindt op verschillende niveaus binnen het bedrijf.
Dat vaak veel tegelijkertijd wordt opgepakt laat de gemeente Utrecht wel zien: ‘Utrecht was in de periode van 2006 tot 2015 naast het ‘gewone' werk ook bezig met het aanleggen van een tweede stad (Leidsche Rijn), riep een nieuwe werkorganisatie in het leven en ontwikkelde een nieuwe informatiehuishouding. Een dergelijke ambitieuze verander-operatie kan alleen slagen met een goede aansturing. De gemeente wilde geen ‘IT-feestje' maar positioneerde lijnmanagers ‘in the driving seat'.
Als je kijkt naar voorbeelden van geslaagde veranderingen, dan ontdek je daarin patronen. Deze patronen, vastgelegd in het business empowerment framework, vormen de basis voor de succesvolle aanpak van nieuwe projecten. En zo behoudt Nederland zijn plaats in de ere-divisie van moderne dienstverlening, e-business, e-overheid en een buitengewoon hoge arbeidsproductiviteit. Ik hoop en verwacht dat dit boek velen zal inspireren om permanent vernieuwingen door te voeren.
Guido Bayens helpt directies van bedrijven en instellingen met het creëren van samenhang in de bedrijfsinrichting. Hij is als partner verbonden aan Adviesgroep Novius. Hij is de auteur van Bedrijven innoveren.
Over Guido Bayens
Guido Bayens heeft meer dan 30 jaar ervaring met bedrijfsarchitectuur. Hij ontwikkel- de architecturen voor tal van overheidsorganisaties, een pensioenuitvoeringsorganisatie en Schiphol. Hij wordt beschouwd als de grondlegger van de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) en werd mede daarvoor onderscheiden met de legpenning van de be- roepsorganisatie van informatiearchitecten, het Digital Architects NetWork. Hij heeft diver- se boeken en artikelen gepubliceerd en heeft als toenmalig partner van adviesbureau Novius de basis gelegd voor de Architectuur Academy. Sinds 2022 is hij onafhankelijk voorzitter van de Architectuurraad Digitale Overheid en vanaf 2023 lid van het Forum Standaardisatie.
Over Ayla Bayens
Ayla Bayens heeft als bedrijfsarchitect een aantal jaren gewerkt bij een landelijke arbodienst en een zorgverzekeraar. Tegenwoordig werkt zij als enterprise architect bij de Volksbank. Haar specialisme is het werken onder architectuur in agile organisaties. Zij is als jonge vrouw een atypische verschijning tussen de gevestigde orde van bedrijfsarchitecten. Ze is gedreven en gemotiveerd om het vakgebied van architectuur meer divers te maken en daarbij een rol- model te zijn voor de jongere generatie (vrouwelijke) bedrijfsarchitecten. Vanuit haar over- tuiging dat architectuur eenvoudig en toegankelijk moet zijn doorbreekt zij oude patronen en werkt zij samen met agile teams aan het reduceren van complexiteit en het realiseren van innovatieve oplossingen.
Over Marco Groenestein
Marco Groenestein werkt ruim 25 jaar als adviseur/architect bij Royal HaskoningDHV/ Novius. In deze periode heeft hij bij uiteenlopende bedrijven en overheden een bijdrage geleverd aan het ontwikkelen en toepassen van bedrijfsarchitecturen. Vaak gaat dit gepaard met het inrichten en het professionaliseren van de architectuurfunctie bij deze klantorgani- saties. De opgedane praktijkervaring deelt hij graag als docent van de opleidingen voor be- drijfsarchitectuur van Novius. Daarnaast is hij binnen Novius de drijvende kracht achter de doorontwikkeling van de architectuurmethode. De uitdaging daarbij is om de juiste balans te vinden tussen pragmatische aanpak en theoretische onderbouwing.
Over Hans Tönissen
Hans Tönissen is technisch opgeleid als chemicus, programmeur en systeemontwerper en heeft zich de afgelopen 25 jaar ontwikkeld als all round bedrijfsarchitect. Binnen Royal HaskoningDHV, de organisatie waar Novius deel van uitmaakt, is hij sinds 2021 enterprise architect voor de Divisie Digital en is hij leider van het team digital twin consultancy. Hans heeft voor veel opdrachtgevers in allerlei sectoren (banken, verzekeraars, openbaar vervoer, laboratoria, waterbedrijven, gemeenten, provincies en uitvoeringorganisaties; in binnen- en buitenland) gewerkt als (interim) enterprise architect, programma-architect, docent of coach. Zijn speciale aandachtsgebied is methoden, technieken en tooling voor bedrijfs- en IT-architectuur.
