De wijze waarop organisaties tot nu toe werden ontworpen en gemanaged, voldoet niet meer. Daaraan is een aantal ontwikkelingen debet. Zo verandert de wereld zeer snel, waardoor organisaties in staat moeten zijn om zich snel aan te passen, maar ze moeten vooral ook anticiperen op ontwikkelingen. Mede op grond hiervan wijzigt de aard van het werk. Voorts zal het aantal kenniswerkers (nu al meer dan 25%) in de toekomst verder toenemen. Ook de ontwikkeling van de mens speelt een rol in dit proces. Niet alleen neemt het gemiddelde opleidingsniveau van mensen toe, maar ook vinden medewerkers de wijze waarop zij hun kennis kunnen inzetten van belang, evenals de wijze waarop zij worden aangestuurd.
Het is volgens de auteurs dan ook de hoogste tijd voor organisatorische vernieuwing die een goed perspectief op succesvol functioneren biedt. Hiertoe introduceren ze het sleutelbegrip 'ruimtelijk organiseren'. Hiermee wordt volgens de auteurs het wat kille, mechanistische beeld van de traditionele organisatieleer verlaten. In de plaats hiervan komen 'warme en uitnodigende organisaties, die organisatievormen (arrangementen) bieden van kennis, mensen en technologie.'
Het begrip ruimte kent in organisatorische zin een fysieke, virtuele en mentale dimensie. Aan al deze dimensies dient bij ruimtelijk ontwerpen aandacht geschonken te worden. Zo is het van belang dat de virtuele ruimte die door technologie ontstaat en contact mogelijk maakt, vooral betrekking heeft op de kennis waarover mensen beschikken, het vermogen om die kennis te vergaren en toe te passen. Bij mentale ruimte is het onder andere van belang dat de organisatorische context het mogelijk maakt dat mensen hun mentale vermogens maximaal kunnen inzetten. In ruimtelijk organiseren worden dus de fysieke, virtuele en mentale ruimte(perspectieven) bijeengebracht, waardoor nieuwe organisatievormen ontstaan.
Belangrijke gedachte bij deze ontwerpmethode is dat door het richten en reguleren van de aandacht en concentratie van medewerkers, zij in een staat van optimaal (succesvol) functioneren, een flow, worden gebracht. Het ontwerpproces van deze methode is gebaseerd op een drietal stappen: - dimensioneren is het in kaart brengen van kennis, waar en bij wie die aanwezig is, het belang ervan en wat we er mee kunnen; - oriënteren is het richten van de aandacht en concentratie van mensen, met als doel een zo hoog mogelijke kennisproductiviteit; - formatteren is het zoveel mogelijk standaardiseren van kenniswerk, met als doel de massaproductie van kennis mogelijk te maken.
Technologie wordt hierbij niet slechts in functionele, maar vooral in organiserende zin ingezet, zodat niet telkens weer het wiel hoeft te worden uitgevonden. Met name bij de laatste stap, het formatteren, heb ik ernstige twijfels. De gedachte is dat je zoveel standaardiseert als mogelijk is en zoveel ruimte geeft als nodig is. Hierdoor kan de kenniswerker vooral bezig zijn met wat hij of zij leuk vindt. Dat zal echter niet voor iedereen hetzelfde zijn, bovendien is dat ook aan verandering onderhevig. Zo wordt in veel productieorganisaties, bijvoorbeeld de auto-industrie, regelmatig het systeem van de lopende band afgewogen tegenover het team dat een product in zijn geheel in elkaar zet. De overweging daarbij is dat het afronden van een geheel product veel mensen aanspreekt. Aan ruimtelijk organiseren ligt een tweetal veronderstellingen ten grondslag. Er is een moeizame verhouding tussen managers en medewerkers.
Ruimtelijk organiseren zorgt ervoor dat managers hun aandacht kunnen verschuiven van beter managen naar beter organiseren. Prestatiedruk wordt dan gecompenseerd door de juiste organisatorische structuren en condities. De achterliggende gedachte is gebaseerd op het gegeven dat het managen van kenniswerkers één wetmatigheid van goed functioneren kent; de 30-70 regel van denkwerk. Geef professionals slechts voor 30% inzicht en laat hen zelf de overige 70% invullen. Organisaties zijn afhankelijk van hun omgeving. Ruimtelijk organiseren zorgt ervoor, dat er een stabiele organisatie ontstaat, die niet afhankelijk is van haar omgeving, maar op het juiste moment en in de juiste context flexibel is.
Ze doet een vorm van intrinsieke kracht ontstaan die het managers en medewerkers mogelijk maakt om hun omgeving een stap voor te zijn en te blijven. Waarom ruimtelijk organiseren? Concurrentievoordeel en daarmee de overlevingskansen van organisaties zullen, aldus de auteurs, in hoge mate afhankelijk zijn van kennis en vooral van de wijze waarop deze bij elkaar is gebracht. Dit aspect zal in de toekomst hét verschil maken en bepalen of een organisatie succesvol is. Ruimtelijk organiseren brengt volgens hen een organisatie dichter bij het verbeteren van haar functioneren. Benaderingen als bijvoorbeeld de Balanced Scorecard (BSC) doen dat niet, omdat ze organisaties vanuit één, doorgaans beperkte, invalshoek benaderen en daarmee de werkelijkheid van die organisaties hooguit benaderen maar niet echt raken. Voor wie is dit boek, dat qua context past binnen kennismanagement en organisatieontwerp, nu bestemd?
De schrijvers maken het de gemiddelde lezer niet gemakkelijk om plaats te nemen in hun wereld. Het boek is weliswaar in heldere stijl geschreven, maar om de beelden die geschetst worden te kunnen plaatsen, is een hoog abstractiegehalte nodig en er wordt nogal wat vakjargon gebruikt. Door het relatief hoge academische gehalte, lijkt het vooralsnog ook voor deze wereld bestemd. Mijns inziens is het echter ook interessant voor niet-academici. De gehanteerde begrippen zijn zeker de moeite van het overwegen waard. We kunnen immers niet ontkennen, dat we leven in een opkomende kenniseconomie en dat er steeds meer kennisintensieve organisaties ontstaan. Zal de in dit boek geschetste organisatievorm brede navolging krijgen?
In het boek zelf is dat niet het geval. Ik betwijfel of de gemiddelde organisatie in staat is om het in dit boek geschetste beeld te 'vertalen' naar de eigen organisatie. De huidige piramidevorm van organiseren is zo sterk verankerd, dat het heel veel voeten in de aarde heeft om hierin verandering aan te brengen. De auteurs zeggen daarover zelf: tot op heden is het niemand gelukt om de ideale organisatie te ontwerpen. Mijns inziens zouden we echter wel een begin kunnen maken met bedenken hoe we kennis binnen onze organisatie het beste kunnen organiseren en managen. Daartoe worden in 'Geef ze de ruimte!' zeker nuttige suggesties gedaan.
Over John Daamen
John Daamen MBA is directeur en senior consultant bij Daamen Consultancy B.V. Dit bureau vervult interim-managementopdrachten op financieel en algemeen management terrein. Uitgangspunten hierbij zijn: de ontwikkeling en inzet van de kwaliteiten die reeds in de organisatie aanwezig zijn en de zelfredzaamheid van de organisatie. John Daamen is Alumnus van Business School Nederland, de Action Learning MBA, en voert momenteel een promotieonderzoek uit naar samenwerking binnen de overheid.
