Communicatie tussen individuen en in teams speelt zich af op verschillende niveaus. Het klassieke rijtje van communicatieniveaus bestaat uit de volgende drie: inhoud, procedure en gedrag (ook wel interactie of proces genoemd). In elk gesprek tref je deze drie lagen aan, die ook nog zich tegelijk en door elkaar heen afspelen. Probeer het als leidinggevende maar eens uit elkaar te houden.
Denkmodel
In Begrijp je het niet of bevalt het je niet? introduceert leiderschapscoach Jaap Weijers een eigen versie van de eerdergenoemde drie en voegt er ook de twee communicatieniveaus binnenwereld en script aan toe. Het model van de 5 interactielagen is ontstaan vanuit Weijers werk als teamcoach. Al snel bleek dat het model niet alleen goed toepasbaar is voor dialogen tussen teamleden maar ook in één-op-één gesprekken.
Eenvoudiger
Wanneer de teamleider en teamleden vertrouwd zijn met het vijflagenmodel wordt ‘communiceren over het communiceren’ een stuk eenvoudiger. Dat maakt niet alleen het gesprek over de inhoud makkelijker en productiever, maar bijvoorbeeld ook het gesprek over rolverdeling en verwachtingspatronen. Uiteindelijk creëert het ook een veilige omgeving waarin mensen er voor uit durven te komen als iets hen niet bevalt.
Teamscan
Weijers bespreekt de vijf interactielagen elk in een apart hoofdstuk. Daarna beschrijft hij de context waarbinnen het team moet functioneren, zoals de economische ontwikkelingen, besluiten van hogere niveaus, etc.
In het afsluitende hoofdstuk staat een teamscan. De in de voorgaande hoofdstukken behandelde theorie komt hier op een praktische manier samen. Door als team samen de antwoorden op de 15 stellingen te bespreken krijg je als team inzicht in welke interactielaag meer aandacht vraagt. In het boek staat een link naar een website met daarop de vragenlijst.
Voor de lezer die achter in een boek begint zijn de korte uitwerkingen van de 15 stellingen een handige samenvatting van het denkmodel.
Communicatielaag 1 - de inhoud
Veel auteurs rekenen onder de inhoud onderwerpen waarover gesproken wordt, wat op de agenda staat. Weijers heeft een ruimere, meer organisatiekundige invulling van deze interactielaag, met aandacht voor onderwerpen zoals missie, visie en strategie en de taak van het team. Dat onder het motto: Zonder taak geen team.
Communicatielaag 2 - de procedure
Meestal worden hieronder zaken gerekend zoals de agendasetting, de spelregels voor participatie en hoe besluiten worden genomen en vastgelegd. Weijers rekent hier ook toe hoe je, via welke werkprocessen en structuren, je doelen bereikt. Verder ook hoe verantwoordelijkheden zijn toegewezen, hoe tijdpaden er uit zien, welke meetings er nodig zijn, wie welk mandaat krijgt.
Communicatielaag 3 - het gedrag
Onder deze laag rekent Weijers hoe mensen in het team met elkaar willen samenwerken. Weijers adviseert teams om gedragsafspraken te maken en deze vast te leggen. Hoe concreter het gewenste gedrag wordt omschreven, hoe beter het is. In het hoofdstuk dat hierover gaat besteedt de auteur ook beknopt aandacht aan de voor- en nadelen van communiceren via internet.
Communicatielaag 4 - de binnenwereld
In deze laag gaat het over onze gevoelens, emoties en gedachten. Het gaat uiteindelijk altijd, zo stelt Weijers, over de vier basisemoties die ieder mens in zich draagt: boos, blij, bang en bedroefd. Om te voorkomen dat je onnodig gaat peuteren in het verleden en de gevoelens van medewerkers, moet het gesprek over de binnenwereld in dienst staan van een duidelijk geformuleerd doel van het team.
Communicatielaag 5 - Het script
In deze laag bespreken de teamleden de ervaringen en gebeurtenissen die hen in hun leven hebben gevormd, van wie ze iets geleerd hebben. Maar niet alleen bestaat een script op individueel niveau, teams en organisaties hebben ook een verleden, hebben ook een script.
Werkvormen
In elk hoofdstuk beschrijft Weijers een aantal werkvormen die de teamleder helpen bij het verbeteren van de samenwerking. Ze kunnen helpen bij het bespreken van het betreffende interactielaag. Deze werkvormen vragen wel enige didactische en sociale vaardigheid van de teamleider. Niet iedere leider heeft immers de vaardigheid de goede sfeer te creëren om met elkaar het persoonlijke gesprek te voeren en het in goede banen te leiden. Daarnaast sluit elk hoofdstuk af met zo’n acht zogenaamde reflectievragen. Behalve met de opdrachten die in de werkvormen staan, kan het team (of eventueel in een 1 op 1 gesprek) ook met deze reflectievragen zicht krijgen op de communicatielaag die in het voorgaande hoofdstuk ik besproken.
Teamcoaches
In het boek verwijst Weijers regelmatig naar zijn ervaringen als teamcoach, al is onduidelijk wat deze verwijzing naar zijn coachschap verheldert. Het gaat om verwijzingen zoals: ‘Als teamcoach maken wij daarom een onderscheid tussen de ‘voorkamer’ en de ‘achterkamer’ van de emoties.’ Maken andere mensen dat onderscheid niet? ‘Als leiderschaps- en teamcoaches werken we meestal vanuit de onderstroom…’ Kunnen alleen zij dat en teamleiders niet?
Bronnen
Weijers borduurt verder op een aantal auteurs die hij met naam en toenaam noemt. Dat kan gaan om een recente publicatie zoals die van Edmondson over psychologische veiligheid. Een ouder boek is dat van Eric Berne, die het onder meer heeft over de posities die iemand in een contact kan kiezen, zoals Ik ben OK en Jij bent OK, en alle daartussen liggende varianten.
Duidelijk
Aan de hand van theoretische inleidingen, voorbeelden uit de eigen praktijk van de coach Weijers, en praktische werkvormen leer je als team-/projectleider invloed kunt hebben op je team. De kans is groot dat het team beter gaat functioneren wanneer de leider, maar ook de teamleden, in de gaten hebben op welke communicatielaag het gesprek stagneert. Weijers verstaat de kunst om de interactielagen duidelijk zonder al te veel vaagheden en jargon te verduidelijken.
Valkuil
Als je onderzoekt en bespreekt op welk van de vijf niveaus het gesprek stagneert, creëer je volgens Weijers een productief samenwerkend team. Met de inzichten uit het Begrijp je het niet of bevalt het je niet? voorkom je als team- of projectleider dat je in de valkuil stapt van de inhoud maar steeds met andere woorden opnieuw toe te lichten. Als dat gebeurt gaat het vaak niet meer over de inhoud. In die situatie is het handig om te vragen: ‘Begrijp je het niet of bevalt het je niet?’ En de kans wordt ook groter dat teamleden zelf zeggen: ‘Ik begrijp het wel, maar het bevalt me eigenlijk niet.’
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
