Hoewel er soms zeer succesvolle voorbeelden zijn waar te nemen, blijkt Lean minstens zo vaak of vaker een verzamelnaam te zijn voor de wil om organisaties efficiënter en effectiever te maken. En deze wens blijkt vaak niet gerealiseerd te worden. Hoe is dat mogelijk? Om meer inzicht in de basisprincipes van Lean te krijgen besloot ik het boek van Rudy Gort te lezen. Zeker nadat het boek was aangekondigd als ‘het beste Lean boek van Nederlandse bodem’ (Thijs Panneman – Akzo Nobel). Wat zijn de basisprincipes, waar is de kern van het succes in gelegen, met andere woorden wat is het geheim van succes en falen?
Het boek van Rudy Gort is een stevige pil – bijna 450 pagina’s – maar het is geen taaie kost of lastig te doorgronden materie. Met de titel maakt Gort al direct een einde aan een mythe die vaak gehoord wordt dat Lean alleen maar bruikbaar zou zijn bij repeterende en gestandaardiseerde (productie) processen. De stelling is (en ik onderschrijf die zeker na het lezen van het boek) dat de Lean principes uitermate bruikbaar en toepasbaar zijn bij projectorganisaties. Projecten hebben uiteraard een minder herhaalde frequentie ten opzichte van een productieproces, maar daar zit wellicht ook gelijk dé meerwaarde. Waarom en hoe?
Het is daarbij goed om eerst te begrijpen waar Lean haar oorsprong heeft en wat Lean is. De auteur geeft aan dat je met het toepassen van de Lean filosofie en principes meer met minder kunt bereiken. Daarbij is de uitkomst, mits consequent, herhaald en ook lerend toegepast dat zaken beter, sneller en goedkoper kunnen. Wat wil je nog meer? Zeker als we bij herhaling zien dat in projecten enorme afbreukrisico’s bestaan en de faalkosten vaak aanzienlijk zijn. De kranten staan er vol van. Denk hierbij bijvoorbeeld aan infrastructurele en IT projecten.
Gort legt in zijn boek in twee delen en in negen hoofdstukken het gedachtegoed en de filosofie uit. In deel 1 is een analyse van de huidige problematiek terug te vinden. Dit deel geeft nog eens kort de noodzaak tot innoveren van bestaande denk- en werkwijzen aan. Deel 2 heeft de titel: Lean in de diepte en lean in de breedte. Op speelse, duidelijke en begrijpelijke wijze wordt door middel van theorie, achtergrond, casussen, theorie en praktische voorbeelden en verwijzingen naar andere materialen (video, artikelen, casussen) ingezoomd op de behandelde context. Allereerst worden we meegenomen naar de achtergrond en het ontstaan van Lean in met name Amerika (Ford) en Japan (Toyota). De kapstok in het hele verhaal is het Lean-huis. Dat bestaat uit 5 kernelementen die volgens Gort bepalend zijn voor het succesvol tot uitvoering brengen van de Lean filosofie.
Deze vijf elementen zijn:
- de ondergrond: purpose,
- het dak: waarde
- het fundament: waardestroom
- pijlers: kwaliteit en tijdigheid
- en tot slot de kern: gedrag.
De boodschap bestaat wat mij betreft uit een aantal elementen. Ten eerste: stel de klant centraal en benoem de stip op de horizon. Beschrijf wat u wenst te bereiken (ook al lijkt dat op dit moment nog niet mogelijk). Ten tweede: wat wenst u aan extra waarde voor uw klant, organisatie en medewerkers te creëren? Ten derde: durf de huidige werkwijzen en – methoden ter discussie te stellen en wees met respect kritisch naar uzelf en anderen. Ten vierde: neem aan de voorkant van een project de tijd om eventuele blokkades en onvoorziene omstandigheden uitgebreid en open met elkaar te bediscussiëren. Wat kan er mis gaan en welke oplossingen zijn hiervoor te bedenken? Ten vijfde: neem geen genoegen met mindere kwaliteit en wees alert op verspilling in processen. Tot slot is het belangrijk dat Lean een manier van denken en leven is en dat, zoals Gort dat noemt ‘de reis nooit af is ….’. Als u denkt met Lean een eenmalig procesherontwerp te kunnen maken en dat u dan weer voor jaren gebeiteld zit, dan zal deze aanpak u slechts voor een korte en mogelijk beperkte tijd ‘winst’ brengen.
Het levert u dan niet de permanent en structureel lerende en innoverende organisatie op die open staat voor verandering en die het verleden ter discussie durft te blijven stellen. Een dergelijke grondhouding is noodzakelijk in de huidige tijd waar exponentiële ontwikkelingen elkaar in hoog tempo opvolgen. Wanneer u open staat voor een dergelijke wijze van omgaan met Lean dan kan het u veel brengen.
Het boek geeft geen pasklare antwoorden, maar is wel helder in haar beschrijving en voorbeelden om de Lean filosofie ook echt te omarmen en ermee aan de slag te gaan. U moet hierbij wel het lef hebben om te durven veranderen, te durven analysen waar zaken aangepakt moeten worden en de reis – challenge op noodzakelijke veranderingen – niet eenmalig te laten zijn. De eerste investering zal vermoedelijk aan de voorkant meer tijd kosten. Maar een goede start is het halve werk, interveniëren gedurende of aan een eind van een project brengt veel meer ongenoegen en kosten met zich mee.
Over Frank van Kuijck
Frank van Kuijck is een onafhankelijk en zelfstandig professional in toezicht en advisering binnen de publieke sector. Hij is oprichter en eigenaar van het adviesbureau Toetssteen BV. Daarnaast is hij associate partner bij TransitiePartners. Hij heeft een achtergrond als Partner in de audit en adviespraktijk bij Deloitte en is docent Auditing aan de UVT Tilburg.
