Het is tijd voor spelregels en interactieve werkvormen die je helpen om iedereen op het scherm actief te betrekken. In Praktijkgids Online vergaderen toon ik hoe je met dertien spelregels en vele scripts en workshops energiek online vergadert. Als voorproefje alvast enkele spelregels voor deze nieuwe tak van sport.
Spelregel 1: Stel samen gedragsregels vast
Ineens is iedereen zijn eigen IT-bedrijf en proberen we er het beste van te maken. De een zit uitgebreid te eten, de ander verdwijnt zo af en toe van het scherm en een derde zit onbedoeld met zijn gezicht zowat tegen het scherm. Door met elkaar enkele gedragsregels af te spreken voorkom je dat mensen zich aan elkaar blijven ergeren. Denk hierbij aan afspraken zoals:
- Inlogtijd invoeren voor ‘smalltalk'.
- Dresscode: vind je werkkleding een vereiste of is een trainingspak of badjas oké?
- Afspraken over tussentijds weglopen van het scherm.
- Plannen we pauzes in? Hoelang en hoeveel?
Spelregel 5: We voeren één gesprek
Zo'n 60 procent van de mensen doet regelmatig andere dingen tijdens online vergaderen: mailen, whatsappen, de boodschappen, de hond uitlaten, vakanties boeken, et cetera. (Morgan, 2018). Om ervoor te zorgen dat je een goede online discussie hebt: houd de groep klein, 5 tot 7 deelnemers, zodat je met elkaar één gesprek kunt voeren. Video altijd aan, de mute-knop altijd uit. Zodra mensen namelijk de mute-knop aanzetten, zijn ze afgeschakeld en staan ze open voor veel meer afleiding.
Wil je met een groep groter dan 7 deelnemers, splits de groep in subgroepjes. Stel je bent met twaalf mensen, laat eerst een groep van zes met elkaar in discussie gaan, terwijl de andere groep actief luistert en aantekeningen maakt. Na bijvoorbeeld 10 minuten, wissel je de rollen.
Spelregel 8: Knip lange discussies op in kleinere eenheden
Belangrijke discussies vragen van ons alle aandacht. Maar achter het scherm is het knap lastig om gefocust te blijven, omdat we de meeste non-verbale signalen niet opmerken: bij belangrijke thema's redden we het zo'n 10 tot 15 minuten, maar daarna verslapt onze aandacht snel. Zeker als we geen andere actieve werkvormen gebruiken, en we overgeleverd zijn aan alleen maar woorden, raken we snel vermoeid. Het is verstandig langere discussies te voorzien van een of meerdere pauzes. Of je splitst de discussie in tweeën en gaat een andere keer verder. Een veel gebruikte fasering van discussies is de volgende:
- Verkenning.
- Even het speelveld verlaten.
- Tot inzicht komen.
- Besluit nemen.
Spelregel 10: Ken tijd toe aan elk agendapunt
Door tijd toe te kennen aan een bespreking zet je de discussie onder spanning. Mits realistisch, doen wij het goed onder tijdsdruk. Als we met elkaar geen tijd afspreken, lopen we het risico dat de bespreking een heel eigen leven gaat leiden door de dominante, praatgrage types. Te weinig resultaat en uitloop van de meeting liggen dan op de loer.
Tip: werk binnen de meeting met tijdblokken. Korte mededelingen en zaken die je alleen maar even hoeft te checken, hoeven niet apart van doelstelling en tijd worden voorzien. Die kun je clusteren in een kort tijdblok. Discussiepunten geef je tijdblokken van 10 à 15 minuten of een veelvoud ervan met pauzes ertussen.
Begin klein, creëer succesbeleving
Zo worden in de Praktijkgids Online vergaderen in totaal dertien spelregels uitgewerkt. Ze maken vergaderen effectiever en boeiender. Waarschijnlijk pas je er al een aantal toe. Kies er een of enkele uit waarvan jullie denken dat ze de snelheid en de kwaliteit van de virtuele meetings zullen verhogen, ga het dan vooral doen, en evalueer ze na twee à drie maanden. Werken ze wel of niet, scherp je ze aan of laat je er eentje vallen? Belangrijk is de gedeelde ervaring dat nieuwe spelregels waarde toevoegen, zodat online vergaderen echt leuker en productiever wordt. Eenmaal de smaak te pakken, pak je enkele volgende spelregels op waarmee je gaat experimenteren.
Rob de Haas is spreker, mentor en veranderaar. Als onafhankelijk Master Practitioner heeft hij meer dan 25.000 mensen over de hele wereld opgeleid. Rob is een autoriteit op het gebied van het creëren van effectieve en creatieve vergaderingen. Hij begeleidt strategische bijeenkomsten en congressen, coacht leiders en geeft trainingen en lezingen over effectief en energiek (online) vergaderen, meeting design en werkgeluk. Hij schreef verschillende boeken, en Praktijkgids Online vergaderen is zijn nieuwe boek.
