Eerste hulp bij hybride werken van Kim Spinder bestaat uit beknopte teksten gevolgd door zo’n dertig opdrachten die je alleen of (vooral) met het team maakt. Verder staan in het boek veel voorbeelden van organisaties die al ervaring hebben met de een of andere vorm van hybride werken.
Vier vormen
Er zijn heel wat omschrijvingen van hybride werken, een veel gebruikte is: medewerkers werken deels thuis en deels op kantoor. Deze omschrijving is verder uitgewerkt in een kwadrant die is gebaseerd op het model van professor Lynda Gratton. Zij stelt dat er bij tijd- en plaatsonafhankelijk werken vier varianten mogelijk zijn.
De eerste variant is dat iedereen op dezelfde tijden op kantoor werkt waar bij de tweede mensen op verschillende tijden op kantoor werken. Bij de derde variant werkt een deel van de mensen thuis en een ander deel op kantoor maar allemaal wel op dezelfde tijd. En de vierde variant is dat mensen op verschillende plekken werken en op verschillende tijden. Het boek, dat is opgezet als een werkboek, geeft de lezer (en zijn collega’s) al vrij voorin het boek de opdracht om te kiezen welke van de vier varianten de voorkeur heeft. Spinder merkt daarbij wel op dat bij het kiezen voor een bepaalde variant, je als individu of team rekening moet houden met de kaders die de organisatie stelt waarbinnen het team zelf afspraken kan maken.
Persoonlijke voorkeuren
Een andere opdracht in het boek helpt bij het bepalen van de persoonlijke voorkeuren. Ze verwijst naar de Provincie Fryslân waar men drie verschillende typen personen ontdekte. ‘Persona’s kunnen helpen om te kijken welke afspraken bij wie passen. De een heeft behoefte aan structuur, de ander aan sociaal contact en weer een ander aan vrijheid.’ Uit door haar georganiseerde werkbijeenkomsten is een informatief rijtje afkomstig van twintig dingen die mensen misten tijdens het thuiswerken. Die gaan van interactie en persoonlijk contact via een duidelijk begin/einde van de werkdag naar afkijken hoe collega’s iets aanpakken. Behulpzaam bij het bepalen van de persoonlijke voorkeuren zijn de voorbeelden van zaken die het team uit de voorgaande thuiswerkperiode wil behouden. Spinder noemt daarbij voorbeelden zoals eigen tijd vaststellen, meer reflectie, werk-privé- balans en betere resultaatafspraken.
Heldere werkafspraken
Naast de persoonlijke- en team voorkeuren is er duidelijkheid nodig over de managementkaders ten aanzien van hybride werken, zoals het minimaal aantal dagen waarop mensen op kantoor aanwezig moeten zijn, wanneer mensen bereikbaar moeten zijn of hoe klanten bediend worden. Mede bepalend voor waar en wanneer er gewerkt wordt, is de aard van de taken of activiteiten die op een dag worden uitgevoerd. Om daar achter te komen heeft Spinder daar in het boek weer een aantal handige lijstjes, invulformulieren en opdrachten voor opgenomen. Voorbeelden van andere opdrachten die helpen bij het maken van werkafspraken zijn het bepalen welke overleggen er zijn en waar die gehouden worden, hoe je met elkaar in verbinding blijft en wie wanneer waar aanwezig is. Spinder heeft een voorbeeld opgenomen van welk communicatiemiddel voor wat gebruikt kan worden. Vervolgens staat in het boek (natuurlijk) een opdracht c.q. invullijstje om te inventariseren welke in de eigen situatie nodig zijn. Voorbeelden zijn een online whiteboard, e-mail, video vergaderen, APP en een persoonlijk gesprek. Spinder stelt dat hybride werken staat of valt met vergaderzalen die zijn uitgerust met video conferencing tools.
Informatief en leesbaar
Spinder heeft een losse manier van schrijven waardoor het boek makkelijk leest, al schiet ze hier en daar door. Zoals in bijgaand citaat waarin ze zegt ‘het helpt wel als de apparatuur gemakkelijk te gebruiken is en de teams uitleg krijgen hoe het werkt. Anders wordt dure apparatuur in de praktijk door iemand gebruikt.’ Spinder geeft heel wat handvatten en tips voor een gesprek met collega’s over hybride werken. De laatste groep helpt ze om ‘op een leuke manier’ in gesprek te gaan over het invoeren van hybride organiseren.
Het boek is goed opgemaakt en heeft een heldere indeling: de vijf stappen die nodig zijn om hybride werken in te voeren staan elk in een apart hoofdstuk. Spinder verantwoordt achterin het boek de vele bronnen waar ze uit put. Na lezing ben je bij ten aanzien van hybride werken. De vele opdrachten zetten aan tot nadenken en gesprekken over hybride werken.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
