Offertes winnen

Stel deze vraag aan tien inkopers en ze zullen zeer waarschijnlijk tien verschillende antwoorden geven. Variërend van ‘gewoon antwoord geven op onze vragen’ tot ‘toegevoegde waarde bieden’ en alles wat daar tussenin ligt. Met het boek ‘Offertes winnen’ heeft auteur Peter de Weerd een gedegen raamwerk ontworpen om op een gestructeerde, efficiënte en succesvollere manier invulling te geven aan het offerteproces vanuit de verkoopzijde. Dat dit voor inkopers ook voordelen biedt is een mooi bijkomend effect.

Doelstelling offerte is het oplossen van problemen
De kwaliteit van offertes die leveranciers opstellen laat nog wel eens te wensen over. Dat betekent in ieder geval gemiste kansen voor de leveranciers. Het betekent in de praktijk ook dat veel inkopers en met hen de beoordelaars vanuit projectteams gedwongen zijn tijd te besteden aan het lezen van offertes, die geen invulling geven aan de oplossing van het probleem van hun bedrijf of organisatie. In een aantal gevallen zorgt dat ook voor irritaties. Je zou het met goed fatsoen een verspilling van tijd kunnen noemen. Tijd, een schaars goed waarvan diezelfde inkopers en hun beoordelaars graag meer tot hun beschikking willen hebben.

Dromen van kwalitatief goede offertes
In de ideale wereld van inkopers (want ook die hebben hun dromen) zou het mooi zijn als alle offertes kwalitatief goed zijn uitgewerkt en, nog beter, een oplossing bieden voor de uitdagingen waarvoor bedrijven en organisaties zich geplaatst zien. Dat scheelt in het offerteproces namelijk veel tijd en geld, omdat het beoordelen van slechte offertes je aanzienlijk meer tijd kost. Je moet bij slechte offertes in vergelijking met goede offertes vaker zaken controleren, herlezen, zelf ‘invullen’, bespreken met je collega’s en meer tijd uittrekken voor het gefundeerd afwijzen van de leveranciers.

Crisis directe aanleiding voor dit boek
Natuurlijk zullen de leveranciers het grootste deel van de inspanning om tot een kwalitatief goede offerte te komen zelf moeten leveren. Voor inkopers kan het geen kwaad de leveranciers daarbij een handje te helpen en zich te verdiepen in een offerteproces dat resultaat oplevert. Aan sommige offerteprocedures en bijbehorende offerteaanvragen schort het ook nog wel eens aan de kwaliteit. Toch is het boek Offertes winnen van Peter de Weerd niet vanuit dat laatste oogpunt geschreven. In de tijd dat het crisis was en de omzet ook bij hem niet meer als vanzelfsprekend binnen kwam, ging hij op zoek naar een goede methodiek voor het winnen van offerteprocedures. Hij combineerde een aantal bestaande theorieën tot de 3V-filosofie en paste deze filosofie tijdens zijn zoektocht toe op zijn eigen offertes.

3V-filosofie: Verleggen, Verbinden, Verkopen
De activiteiten Verleggen (analyseren van de klantvraag), Verbinden (betrekken van de klant bij deze analyse) en Verkopen (toegankelijk en overtuigend verwoorden van voorstel in pitches, presentaties en offertedocumenten) vormen de drie onderdelen van deze 3V-filososifie. De activiteit verkopen wordt veelvuldig beschreven in de literatuur, waarbij de aandacht voor de eerste twee activiteiten verleggen en verbinden onderbelicht blijft. Afzonderlijk komen deze twee activiteiten wel terug in marketingliteratuur of literatuur over onderhandelen, maar nooit in combinatie met verkopen. Het geïntegreerd beschrijven van de activiteiten vormt de kern van de 3V-filosofie en de toegevoegde waarde van dit boek.

Ultieme doel leveranciers
Naast verhelderende ervaringen uit de commerciële praktijk van auteur Peter de Weerd bevat het boek een aantal voorbeelden die je tot nadenken aanzetten over wat wel en wat niet werkt bij het opstellen van een offerte. Hij maakt gebruik van compacte shortlists en houdt daarmee indirect de omvang van het boek beperkt. Toch heb je het gevoel dat je niets belangrijks mist. De filosofie die hij beschrijft past hij voor een deel direct zelf toe in het boek. Het versterkt onbewust je geloof dat je met zijn aanpak het verschil kunt maken bij het winnen van offerteprocedures en zoveel mogelijke offertes omzetten in nieuwe opdrachten. Het ultieme doel dat verkopers nastreven.

Eindoordeel
Hoewel auteur Peter de Weerd op pagina 45 aangeeft dat de inkoper in het boek verder niet genoemd wordt, is het boek voor inkopers net zo van belang als voor verkopers. Indien mogelijk kunnen inkopers de via dit boek opgedane kennis over de 3V-filosofie gebruiken bij het proces aan de inkoopzijde. Ze kunnen er bij het opstellen van hun offerteprocedure en -aanvraag in ieder geval rekening mee houden. De inzichten uit het boek Offertes winnen werken bij commerciële communicatie namelijk twee kanten op. Een betere samenwerking tussen inkopers en verkopers zal de efficiëntie in en de effectiviteit van het offerteproces dan ook zeker ten goede komen.