Een zuiver IT-project, dat bestaat niet. En evalueren, wat is dat eigenlijk? Samen in een hok zitten en terugkijken? Of grondig aan de hand van een checklist het project beschouwen? Wellicht kan het allebei, maar dan is het wel aan te bevelen dat volgens een of meerdere inhoudelijke kaders te doen. En dat is lastig. Want er zijn wel diverse technieken om een evaluatie uit te voeren, maar er bestaat eigenlijk geen referentiekader of checklist voor zo’n evaluatie. In de praktijk blijken echter diverse methoden, best practices, standaarden en frameworks uit het IT-domein ook gebruikt te worden als kader voor de evaluatie. Wij hebben deze methoden, best practices, standaarden en frameworks uit het IT-domein geanalyseerd en gekeken op welke wijze deze toepasbaar zijn om een evaluatie mee uit te voeren.
Welke kennis heeft een evaluator nodig om aan de slag kan bij het evalueren van een project met een IT-component? Is het bijvoorbeeld nodig om veel kennis te hebben van BiSL, of moet je je als evaluator eerst richten op het opdoen van kennis van een projectmanagementmethode? Het antwoord op die vraag is wat ons betreft: ‘dat hangt af van wat je wilt onderzoeken’, waarbij we de evaluator al onderzoeker positioneren. Er is namelijk een verschil of je je in de evaluatie meer wilt richten op het eindproduct, het (project)proces of op de mensen in het project, of dat je juist veel meer van een aantal criteria wilt uitgaan en breed wilt kijken.
Als we ervan uitgaan dat een evaluator goed weet hoe hij zijn onderzoek moet plannen en uitvoeren, dan is de volgende fase de keuze voor wijze waarop de evaluator een goed onderzoeksmodel of referentiekader opstelt. De beschikbare methoden, best practices, standaarden en frameworks in het IT-domein kunnen dienen als referentiemodel voor het doen van een evaluatie. Het referentiemodel kan gebruikt worden als basis voor de evaluatie en als bron voor nader te operationaliseren vragen voor de evaluatie.
Met andere woorden: de beschreven methoden, best practices, standaarden en frameworks zijn zelf geen evaluatie-instrumenten. Ze worden in dit boek beschouwd als referentiekader voor een evaluatie. In het boek worden de methoden, best practices, standaarden en frameworks naast elkaar gezet, en zal duidelijk worden dat voor evaluaties soms ook (delen van) methoden, best practices, standaarden en frameworks gecombineerd kunnen of moeten worden. Op basis van de evaluatievraag of de afbakening van de evaluatie, kunnen ze helpen om de evaluatie uit te voeren, te verrijken en te verdiepen.
Met dit boek heeft de lezer een stevig handvat voor het uitvoeren van een evaluatie van een project met een IT-component. Is dit dan een boek voor evaluatoren? Jazeker! En wel omdat we evaluatoren hier in brede zin beschouwen: kwaliteitsmedewerkers en –managers, auditors en beleidsmedewerkers. Maar het gaat zeker niet alleen om deze doelgroep!
Ten eerste is de rol van de opdrachtgever zeer belangrijk bij het evalueren. Een goede opdrachtgever is voor een evaluator net zo waardevol als een goede opdrachtgever voor een project. Een opdrachtgever die met de kennis in dit boek over evaluaties een evaluatie opstart, kan meer rendement krijgen uit zijn opdracht en zal de evaluator beter kunnen aansturen.
Ten tweede zijn projectmedewerkers die een evaluatie willen laten uitvoeren, of een evaluatie ondergaan, gebaat bij dit boek. Het maakt het proces van evalueren inzichtelijker én geeft hen de gelegenheid om beter voorbereid in gesprek te gaan met een evaluator.
Ten derde zijn studenten en docenten geholpen met dit boek. Op hogescholen en universiteiten wordt veel aandacht besteed aan het doen van onderzoek in het kader van een bachelor- en masteropleiding. Deze onderzoeksvaardigheden gecombineerd met de kennis uit dit boek, maken dat studenten direct worden meegenomen in een goede aanpak voor het evalueren van projecten met een IT-component.
De wegwijzer voor het evalueren van projecten met een IT-component verwoord een belangrijk deel van de ‘body of knowledge’ voor het evalueren van projecten met een IT-component. Deze bestaat niet alleen uit onderzoekstechnieken, kennis en vaardigheden voor het uitvoeren van goede gesprekken, interviews, vragenlijsten of inhoudsanalyses. De gereedschapskist van een evaluator die op een IT-project wordt ingezet, bevat ook een aantal methoden, best practices, standaarden en frameworks uit het IT-domein. Voorbeelden zijn PRINCE2, ITIL en INK. De grenzen van het IT-domein zijn echter niet scherp gedefinieerd. Ook diverse managementmodellen en organisatieontwikkelingsmodellen als het 7 S’en model en de Balanced Score Card (BSC) komen in het IT-domein voor. Door de methoden, best practices, standaarden en frameworks die veel gebruikt worden in evaluaties op een rij te zetten geven we inzicht. Via een strikte selectie is gekomen tot de beschrijving van een twintigtal methoden, best practices, standaarden en frameworks die gebruikt kunnen worden bij evaluaties. Ons boek Wegwijzer voor evalueren van IT-projecten is daarmee een wegwijzer met veel praktische handvatten.
Wouter Bronsgeest is de auteur van Wegwijzer voor evalueren van IT-projecten. Dit blog verscheen eerder op: Van Haren Publishing
