Waarom hebt u dit boek geschreven?
Björn Prevaas: ‘We merkten al langer dat programmamanagers behoefte hebben aan manieren om tot de kern van hun programma te komen. En om samen met hun programmateam en de belanghebbenden een aantrekkelijk verhaal over hun programma te maken en uit te dragen. Daarbij komt dat opdrachtgevers steeds vaker aandringen op compacte plannen, want ze hébben al zo veel vraagstukken op hun bord. Ons Program Canvas kan fungeren als ‘praatplaat’, als aanjager van het gesprek over de kern, invulling en realisatie van programma’s. Als een hulpmiddel dat inhoud en processen zichtbaar maakt en combineert in één samenhangend beeld.’
Waarom inspireerde Simon Sineks boek Begin met het Waarom (met de beroemde gouden cirkel) u?
Theo van der Tak: ‘Hij claimt dat mensen zich eerder committeren aan een aantrekkelijk perspectief dan aan een weergave van activiteiten. Hij begint in zijn boek met het waartoe, dan het hoe en vervolgens het wat. Dat is niet de enig juiste maar wel de meest stimulerende volgorde. Sinek ontdekte dat organisaties en leiders die het Waartoe als uitgangspunt nemen, gemiddeld succesvoller, invloedrijker en innovatiever zijn. Wij hebben dat in ons boek als volgt vertaald: eerst bepaal je de ambitie die ‘gevoed’ wordt door de context en aanleiding van het programma. Dan volgen de doelen die nodig zijn om het wenkend perspectief van de ambitie te realiseren, gevoed door de belanghebbenden en de strategie. En tot slot de vraag welke baten men nastreeft en welke inspanningen en resultaten nodig zijn om die baten te realiseren. Deze negen elementen vormen evenzovele vakken die samen de kern van een programma laten zien. Het idee: de programmamanager moet het ‘verhaal’ van het programma, oftewel het Waartoe, het Hoe en het Wat, in een paar minuten kunnen uitleggen. Daar omheen bieden we in ons Program Canvas nog een paar aanvullende elementen. Dat zijn achtereenvolgens: Wie gaat het programma realiseren; Waarmee gaan we dat doen, en Waarbinnen ofwel binnen welke contouren zal het programma worden uitgevoerd.’
Opmerkelijk is uw toevoeging van het element Wat niet.
Prevaas: ‘In de wereld van programma’s is dat eigenlijk niet zo opmerkelijk, maar het wordt zeker nog wel eens vergeten. Bij het Wat niet beschrijf je wat buiten het programma valt en welke ongewenste effecten mogelijk kunnen optreden door het programma. Zodat je daar tijdig wat aan kunt doen. We hebben dit boek ontwikkeld voor programmamanagers, opdrachtgevers, teams en anderen die samen tot effectieve programma’s willen komen om complexe vraagstukken aan te pakken. Ons model dient dus als middel om de dialoog op gang te krijgen over bijvoorbeeld hoe een onderneming een bepaalde verandering wil aanpakken, of voor een gemeente om aan de slag te gaan met een ontwikkeling als de nieuwe Omgevingswet. Het concreet krijgen van die opgaven en het trekken van grenzen over wat er niet bij hoort, werkt soms best confronterend. Maar dat is niet slecht, integendeel. Die confrontaties worden in praktijk nog versterkt, omdat de hokjes binnen het Program Canvas expres vrij klein zijn, alleen al omdat het geheel anders niet op één A3 past. Dat dwingt tot kernachtig formuleren en dus tot een scherp gesprek.’
Bij de naamgeving van een programma is een juiste formulering cruciaal, schrijft u. Waarom?
Van der Tak: ‘Neem de Nationale Politie. Die wilde de ICT-problemen aanpakken via een programma dat de naam ‘Aanvalsprogramma Informatievoorziening’ meekreeg. Dat was een volstrekt foute framing, want dat programma was nou juist gericht op interne samenwerking. Dan moet je iedere connotatie met vechtgedrag natuurlijk vermijden. De formulering van onder meer de ambitie van een programma is een essentieel communicatiemiddel. Het laat zien waar het in wezen om gaat, net als bij de missie van een organisatie. Dus niet ‘Aanvalsprogramma’ maar bijvoorbeeld ‘Samen op weg’. En liever geen ‘Damage Controlprogramma’ maar ‘Kansen benutten’.’
Opmerkelijk is dat gebruikers erg flexibel met uw Program Canvas mogen omgaan.
Prevaas: ‘Inderdaad, gebruikers mogen ons Canvas invullen zoals ze willen. Als je bepaalde elementen overslaat, is dat op zich geen enkel probleem. We willen ieders denkvermogen hiermee stimuleren, en dat doe je niet door heel halsstarrig een bepaalde werkwijze voor te schrijven. Wij zeggen dan ook tegen iedere gebruiker: doe wat bij jou past. In het boek doen we wel suggesties voor hoe je met het Canvas om kunt gaan.’
En je kunt zo’n Program Canvas ook tussentijds of zelfs achteraf inzetten?
Van der Tak: ‘Ja. Onze oorspronkelijke gedachte was het Program Canvas vooral in te zetten bij de ontwikkeling en vormgeving van programma’s. Maar veel gebruikers benaderden ons dat het Program Canvas ook goed bruikbaar bleek voor een tussentijdse review of audit van een programma. Dan is het een analysekader waarmee je een programma checkt op de aanwezigheid of actualiteit van de verschillende elementen. En zo kan je ook nog eens door het Canvas lopen na het aantreden van een nieuwe programmamanager of opdrachtgever; of als er ingrijpende in- of externe veranderingen plaatsvinden.’
Wat levert het maken van een Program Canvas concreet op?
Van der Tak: ‘In de eerste plaats eigenaarschap voor het programma bij de opdrachtgever, het programmateam en de belanghebbenden. Dat komt doordat je het Canvas samen maakt. Door te werken met het Canvas-model creëren we echt een gemeenschappelijke taal binnen en tussen organisaties. Zo ontstaat er een dialoog tussen de deelnemers van verschillende afdelingen. Dat versterken we mede met behulp van een set met 64 kaarten met hulpvragen. Daarmee helpen we gebruikers heel praktisch op weg. Als het goed is, levert dit een gezamenlijk gedragen programma op. En kan je de ambitie en programmadoelen beter borgen binnen de organisatie.’
Prevaas: ‘Een ander voordeel is dat een Program Canvas overzicht biedt, letterlijk in één oogopslag wordt de essentie van het programma duidelijk. In kernachtige taal kan een programmateam beschrijven waar het programma om draait. De opdrachtgever kan snel uitleggen waartoe het programma wordt opgezet, de programmamanager vertelt hoe hij het gaat doen met zijn team en de omgeving weet op hoofdlijnen wat er gaat gebeuren. We weten uit onze eerste ervaringen met gebruikers dat deze aanpak de communicatie over een programma aanzienlijk kan vergemakkelijken.’
