Van Loon gaat in zijn boek Essentie van programmamanagement voor opdrachtgevers uit van vijf facoren, die allemaal even belangrijk zijn. Als je die goed regelt, volgt de rest volgens de auteur. Hij werkt ze in aparte delen uit. De factoren zijn: Zingeving, Eigenaarschap, Aanpak, Kernteam en Sturing of besturing. Ze zijn, zoals gezegd, alle vijf even belangrijk en er zit volgordelijkheid in. Van Loon werkt verder niet uit waarom hij juist kiest voor deze vijf.
Wees duidelijk wat de bestelling is
Op verschillende plekken in het boek benadrukt Van Loon dat je visie en doelstellingen moet hebben voordat je andere stappen zet. Duidelijkheid daarover is nodig voordat de opdrachtgever de ‘bestelling' formuleert. Met bestelling bedoelt hij dat de opdrachtgever iets vraagt aan de opdrachtnemer die dat ‘iets' gaat leveren. Van Loon laat in het midden of de bestelling betrekking heeft op het doel (wat de kern van een programma is) of op een resultaat/product/deliverable (de essentie bij een project). Er zijn, zoals Van Loon het zegt, veel ‘modelletjes' beschikbaar die helpen om de bestelling scherp te maken, zoals methoden rondom batenmanagement of methoden die de doelstelling koppelen aan activiteiten.
Belang van goed opdrachtgeverschap en eigenaarschap
In de literatuur zijn er verschillende meningen over het opdrachtgeverschap: ligt het bij een groep of bij één individu? Van Loon kiest voor het tweede (waarbij hij in het midden laat wat de onderbouwing daarvoor is). Bij eigenaarschap staan drie onderwerpen centraal: het kiezen van de juiste opdrachtnemer, jezelf als opdrachtgever dwingen tot voorbeeldgedrag en ten derde het hanteren van humor als instrument. Met humor bedoelt Van Loon niet het weglachen van problemen, maar lichtvoetigheid, zelfreflectie, relativering en de we-can-do-it-mentaliteit.
Kritische dwarsdenkers
Als de programmamanager komt met een aanpak, moet de opdrachtgever vervolgens vragen waarom deze aanpak gaat werken. Om niet te snel te beginnen adviseert Van Loon om kritische dwarsdenkers te organiseren. Van Loon schetst kort de twee alternatieven voor een aanpak van het programma: agile versus waterval. Van Loon verwarde mij hier: Waterval is voor zover ik weet een projectaanpak en niet bedoeld voor een programma. En agile is altijd goed, dat is immers meer een filosofie dan een aanpak.
Het maken en bewaken van een plan
Een belangrijk onderdeel van Sturing is het opstellen en bewaken van het programmaplan, waarin staat wat er nu bekend is en wat niet. In een plan staan ook de activiteiten die aan mensen zijn toebedeeld en resultaten. Bij Sturing gaat het bij Van Loon verder om het maken van afspraken over besluitvorming, het bijhouden en uitvoeren van acties, issues, wijzigingen en risico's en het communiceren over besluiten. Dat alles vastgelegd in lijstjes. Ik begrijp niet waarom Van Loon dit alles tot de taken van de opdrachtgever rekent en niet tot die van de programmamanager of de programmasecretaris.
Onduidelijk of het behalen van doelen centraal staat
Vele kleine resultaten zijn volgens Van Loon bouwstenen voor het geheel dat een programma heeft op te leveren. ‘Resultaten kun je bekijken, bespreken, vaststellen, afronden, dan is het klaar.' Hier raak ik Van Loon even kwijt. Bij een project is het klaar als het resultaat is opgeleverd, maar bij een programma staat het behalen van het doel en het incasseren van de baten toch centraal?
Leesbaar en praktisch boek
Als onderbouwing van de vijf factoren moeten we het als lezer doen met de ervaring van de auteur. Daarover zegt hij dat hij na dertig jaar werken op het terrein van tijdelijke organisaties ‘bepaalde gedachten heeft gevormd. Nergens staat wat zijn prestaties in het verleden zijn, nergens staan cases of voorbeelden uit zijn praktijk. Hij verwijst ook niet naar literatuur waarop hij doorborduurt of die zijn inzichten ondersteunen.
Essentie van programmamanagement voor opdrachtgevers is informatief, leest makkelijk en is uitnodigend opgemaakt, met veel witregels, informatieve streamers en heldere tekeningen. Het boekje staat vol met adviezen en korte rijtjes wat te doen.
In de inleiding zegt Van Loon dat er genoeg boeken over programamanagement zijn die dieper graven en technieken aanreiken en dat hij een voorstander is van zaken niet te moeilijk te maken, hij wil in zijn boek juist onderwerpen 'platslaan'. En daarin is Van Loon geslaagd.
Over Rudy Kor
Rudy Kor is zelfstandig organisatieadviseur en auteur van diverse managementboeken. Tot voor kort werkte hij (als senior partner) bij Twynstra Gudde. Hij startte zijn werkzame leven bij Philips in Eindhoven. Als adviseur helpt hij (project)managers bij het effectiever inrichten van hun projecten. Als veellezer wordt hij gedreven door nieuwsgierigheid en schrijft regelmatig boekrecensies.
