Het perfecte project

Door het boek ‘Het perfecte project’ heen kom je regelmatig de wet van Murphy tegen ‘Als iets fout kan gaan, dan zal het ook fout gaan’. De ervaringen die Bart Flos heeft opgedaan met het leiden en managen van tal van projecten hebben hem geïnspireerd om dit boek te schrijven. Voor mij was het daardoor een feest van herkenning. Tijdens mijn eigen afstuderen heb ik onderzoek gedaan naar de effecten van zwak of sterk gestuurde projecten en programma’s binnen een organisatie. Een aantal belangrijke leerpunten daaruit waren: veel projecten of programma’s worden gestart zonder een duidelijk businessplan, er zijn geen duidelijke evaluatie en go/no go momenten, de financiële verantwoording is slecht ingericht. Daarnaast liepen projecten en programma’s vaak vast omdat gaande de rit nieuwe elementen werden toegevoegd, die van invloed waren op het eindproduct en de doorlooptijd. Tel daarbij op de onbekwaamheid van een projectleider of programmamanager en het tussentijds vertrek van deze personen en de nodige risico’s zijn binnengehaald. De auteur beschrijft dat onder meer in zijn vijf generieke oorzaken van projectfalen, namelijk: 1. Er is grenzeloos optimisme in de voorbereidingsfase; 2. als we eenmaal begonnen zijn, kunnen we niet meer stoppen; 3. we pakken de onvermijdelijke problemen verkeerd aan; 4. we gedragen ons niet als ondernemers en; 5. we evalueren, delen en vieren onze ervaringen niet. Naar de mening van Bart Flos zou de mijlpaal tussen voorbereiding en uitvoering een zwaarbewaakte vestingmuur moeten zijn, met boogschutters tussen de kantelen en een zwaar gebarricadeerde poort waar je alleen door komt als je je huiswerk hebt gedaan. Dat is heel anders dan hoe het in de praktijk gebeurt. Als de totale hoeveelheid menselijke energie die in een project gestoken wordt op honderd wordt gesteld dan zou die – naar de mening van de auteur – op de volgende wijze moeten worden verdeeld 50/20/30. De helft moet zitten in de goede voorbereiding van het project, zodat er nog maar twintig procent nodig is voor de uitvoering. De laatste dertig procent besteed je dan aan de evaluatie. In de praktijk ziet het er vaak veel slechter uit. Een typische procentuele energieverhouding van een ontspoord prutsproject is 5/95/0. Flos laat de lezer kennismaken met tal van testen, zoals de Project Matchtest. Daarbij gaat het er vooral om, om de juiste leider op de juiste plaats te krijgen door het soortelijk gewicht van een project te bepalen. Om dat te doen moet je vier basiselementen van een project met elkaar in verband brengen: tijd, geld, mensen en impact. Kost een project veel geld en is er veel tijd mee gemoeid dan zou je kunnen constateren dat het een ‘groot’ project is. Alleen dan heb je twee elementen er buiten gelaten: de mens en de impact. Voeg een persoon aan een project toe en de complexiteit neemt exponentieel toe. Dat komt omdat iemand zijn unieke mix van persoonlijke eigenschappen en gedragskenmerken toevoegt aan het project. En stel dat het project om wat voor reden dan ook faalt, wat voor invloed heeft dat op het voortbestaan van het bedrijf? Ergo impact is ook een belangrijk basiselement voor het wegen van een project. Behalve de Project Matchtest introduceert Bart Flos ook de PRIC-lijsten, waarbij PRIC staat voor PRoject Informatie en Confrontatie. Als projectmedewerker wil je weten, voor je tot een project gaat toetreden, hoe het project er voorstaat. Steek dus je vinger op en stel kritische vragen, want daardoor confronteer je collega’s en leidinggevenden met de werkelijkheid. Durf ook het S.T.O.P.-principe te hanteren, want opnieuw beginnen is stoer. Stoppen vergt lef en kritisch vermogen.Dus ga eventueel terug naar de tekentafel, begin opnieuw en perfectioneer het project. Waarom wordt een project niet gerund als een professionele onderneming vraagt Flos zich af. Naar zijn mening zijn projecten (mini-)ondernemingen die hun bestaanscyclus van oprichting tot ontbinding in veel kortere tijd afwerken dan we gewend zijn. En ze kunnen potentieel veel meer schade aanrichten in financiële maar zeker ook in persoonlijke zin. Bart Flos houdt in zijn boek een warm pleidooi om nog eens goed na te denken over het feit of het wel zinvol is allerlei methoden en technieken, zoals PRINCE, scrum, PMBoK, IPMA, etc., rücksichtsloos een organisatie in te slingeren. Iedereen even naar een managementschool toesturen heeft niet als effect dat alle projecten opeens succesvol gaan verlopen. Je gaat dan voorbij aan belangrijke zaken die nodig zijn om een project tot een goed einde te brengen, zoals leiderschap, het rekening houden met de organisatie, de omgeving en het individu. Daarnaast is het belangrijk om flexibel te blijven en te kunnen improviseren. Al is het alleen maar vanwege de voortdurende veranderingen. ‘Het perfecte project’ is een geweldig leuk geschreven boek. Als je even snel wilt ruiken aan de inhoud, pak dan hoofdstuk 6 erbij, daarin beschrijft Flos in een notendop wat je in de verschillende hoofdstukken kunt vinden. Vergeet ook niet de verschillende aangeboden testen te doen, want die zijn zeer behulpzaam bij het waarderen van het perfecte project. Als er nog een ander belangrijk punt is om projecten in goede banen te leiden, let dan op de mens in het project: de mens is the mother of all fucks-ups, maar tegelijkertijd – mits daar aandacht voor bestaat – ook een belangrijke succesfactor.