Projectsturing: De kunst van het beheersen van projecten

Projectsturing vormt de ruggengraat van succesvol projectmanagement. Het gaat om meer dan alleen monitoren en rapporteren – het is de kunst van het actief begeleiden, bijsturen en beslissen om de gestelde doelen daadwerkelijk te bereiken. In een tijd waarin organisaties steeds meer projectmatig werken, wordt het vermogen om projecten effectief te sturen cruciale succesfactor.

Effectieve projectsturing vraagt om een combinatie van heldere processen, goede sturingsinstrumenten en vakbekwaam leiderschap. Of je nu werkt volgens klassieke waterval-methoden of moderne agile benaderingen, de kern blijft dezelfde: zorgen dat projecten binnen scope, tijd en budget blijven én de beoogde waarde leveren.

Opdrachtgeverschap: de sleutel tot succesvolle sturing

De rol van de opdrachtgever is bepalend voor het succes van projectsturing. Toch wordt deze rol vaak onderschat of onvoldoende ingevuld. Een goede opdrachtgever weet wanneer hij moet ingrijpen en wanneer juist ruimte moet geven. Hij zorgt voor heldere kaders, maar laat het projectteam binnen die kaders ook de ruimte om te opereren.

PRINCE2: projectsturing in gecontroleerde omgevingen

PRINCE2 is specifiek ontwikkeld voor projectsturing in 'controlled environments'. De methode biedt een compleet raamwerk met processen, thema's en principes. Centraal staat het proces 'Sturen van een project' waarbij de projectboard op basis van rapportages en uitzonderingsrapportages ingrijpt wanneer het project dreigt af te wijken van de afgesproken toleranties.

Het thema 'Voortgang' binnen PRINCE2 zorgt ervoor dat het project continu wordt gemonitord en dat besluitvormers tijdig geïnformeerd worden. Deze gestructureerde aanpak maakt PRINCE2 tot een krachtig instrument voor projectsturing in complexe omgevingen.

De business owner perspectief: nul mislukkingen door gerichte sturing

Terwijl PRINCE2 en vergelijkbare methoden vaak vanuit de projectmanager redeneren, bestaat er ook een andere invalshoek: die van de business owner die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de businessresultaten. Deze rol vraagt om andere sturingsinstrumenten en interventiemogelijkheden.

Van planning tot interventie: praktische sturingsinstrumenten

Effectieve projectsturing begint bij goede planning en heldere afspraken, maar eindigt daar zeker niet. Het vraagt om continue monitoring, tijdige signalering en doortastend ingrijpen wanneer nodig. Diverse instrumenten kunnen hierbij helpen.

Denk aan dashboards die in één oogopslag de status tonen, beslisdocumenten die heldere kaders scheppen, en interventies zoals stuurgroepvergaderingen waar daadwerkelijk wordt beslist. De kunst is om niet te veel noch te weinig te sturen – een balans die per project en per organisatie anders kan liggen.

Besluitvorming: het kloppend hart van projectsturing

Zonder besluiten geen sturing. Toch is besluitvorming in projecten vaak een moeizaam proces. Besluiten worden uitgesteld, zijn onduidelijk of worden niet gedragen. Dit leidt tot frustratie, vertraging en kostenoverschrijdingen.

Effectieve besluitvorming vraagt om heldere mandaten, goede informatievoorziening en vooral ook om het creëren van commitment. Methoden zoals Decisions by Design helpen om via actieve participatie tot gedragen besluiten te komen waarin alle perspectieven worden erkend.

Van waterval tot agile: sturing in verschillende contexten

De manier waarop je een project stuurt, hangt sterk af van de context en de gekozen aanpak. In een traditionele waterval-omgeving met stabiele requirements werkt sturing via mijlpalen, fasegoedkeuringen en change control. In een agile context vraagt het om andere instrumenten: daily stand-ups, sprint reviews en retrospectives waarbij het team zelf veel verantwoordelijkheid draagt voor de sturing.

Beide benaderingen zijn legitiem, maar vragen wel om verschillende vaardigheden van de opdrachtgever en projectleider. Het is essentieel om de sturingsinstrumenten af te stemmen op de gekozen aanpak en de organisatiecontext.

Stakeholdermanagement: sturing is mensenwerk

Projectsturing gaat niet alleen over planningen, budgetten en rapportages. Het gaat vooral over mensen. Stakeholders met verschillende belangen, verwachtingen en agenda's. Effectieve sturing vraagt om het vermogen om deze stakeholders te managen, bondgenootschappen te sluiten en draagvlak te creëren.

Conclusie: maatwerk in projectsturing

Effectieve projectsturing is geen kwestie van het blindelings volgen van één methode. Het vraagt om maatwerk: het combineren van bewezen instrumenten met situationeel leiderschap en menselijke intelligentie. Of je nu werkt met PRINCE2, volgens de principes van Van der Molen, of vanuit een business owner perspectief – de kern blijft dezelfde: zorgen dat projecten hun beoogde doelen bereiken.

De kunst is om de juiste balans te vinden tussen sturen en loslaten, tussen control en vertrouwen, tussen proces en creativiteit. Met de juiste kennis, vaardigheden en instrumenten kun je als opdrachtgever of projectmanager het verschil maken tussen een project dat strandt en een project dat succesvol de finish haalt en waarde oplevert voor de organisatie.