David Allen ontvangt in de bibliotheek van het Lloyd Hotel in Amsterdam. Een goed verzorgde man van in de vijftig, gebruind en - ondanks een seminar een dag eerder - zonder enig spoor van vermoeidheid. Hij is scherp, gearticuleerd en voorkomend en hij lijkt, geheel in de geest van zijn methode voor procesverbetering, geen moment onder de indruk van het moordende schema voor zijn korte verblijf in Nederland. De ene journalist is de deur nog niet uit of hij zit klaar voor de volgende.
Waarom raakte u geïnteresseerd in de vraag hoe je zo effectief mogelijk te werk kunt gaan?
Ik ben altijd geïnteresseerd geweest in de vraag hoe je dingen gemakkelijker kunt maken. Ik neem aan dat dat komt doordat ik de meest luie kerel ter wereld ben. Op zekere dag ontdekte ik dat men daar een naam voor heeft en dat men mensen betaalt om dat uit te leggen: dat heet procesverbetering. Ik heb het idee dat ze het zo noemen zodat ze meer geld kunnen vragen. Ach, ik moet er ook niet te lollig over doen: mensen vragen mij altijd of ik van nature zo goed georganiseerd ben. Dat ben ik niet: ik vraag mij altijd af wat de beste manier is om iets te doen. Als ik nu de kamer uit moet, kijk ik instinctief hoe ik met het minste aantal stappen bij de deur kom. Ik dacht dat iedereen zo was, maar kennelijk is dat niet zo. Deze denkwijze bleef ik toepassen, ook toen ik consultant werd en ging werken voor bedrijven. Ik ontdekte dat er een aantal principes zijn in de manier waarop wij te werk gaan en hoe ik mensen kan helpen deze principes beter toe te passen. Ik zoek altijd naar tools om mensen daarbij te helpen.
Is dat een denkwijze die u van nature heeft?
Dat neem ik aan. Als je van nature op die manier denkt, denk je er niet bij na. Je neemt aan dat ook andere mensen zo denken. Ik sprak net iemand die mij vroeg hoe ik denk over lifehacking. Kan iemand mij vertellen wat dat is, behalve efficiënt leven zodat je geen energie morst? Als je weet wat je aan het doen bent, is efficiëntie de enige manier waarop je verbeteringen daarin kunt aanbrengen. Toch? Veel mensen hebben geen idee wat ze aan het doen zijn, maar uiteindelijk gaat het om efficiency. Je kunt pas effectief zijn wanneer je een goed idee hebt over wie je bent, wat je doet en hoe je dat tot stand wilt brengen. Uiteindelijk komt het antwoord neer op efficiency. Heb je de juiste doelstellingen geformuleerd? Alles dat buiten je oorspronkelijke doelstelling valt, is niet efficiënt.
Waarom zijn mensen zo geïnteresseerd in efficiënt zijn? Ik kan me iets voorstellen bij efficiency in werk, maar waarom zou je op vakantie efficiënt willen zijn?
Het gaat om productiviteit. Waarom ga je op vakantie? Om te ontspannen. Als je op vakantie gaat en je kunt niet ontspannen, dan is het niet echt een productieve vakantie. De vraag is wat je doelstelling is. Wat wil je bereiken? Bijvoorbeeld met je zoontje de tuin in om plezier te maken, maar als je voortdurend wordt afgeleid door dingen die nog in je hoofd rondspoken, komt daar niet veel van terecht. De meeste mensen hebben de halve vakantie nodig om bij te komen van de laatste dagen voordat ze weggingen. Dat klinkt niet heel plezierig. Waarom zou je niet bedenken dat wanneer je op vakantie gaat, dat je een bepaalde doelstelling hebt - ontspannen - en dat je ervoor kunt zorgen dat het er het maximale resultaat uit haalt?
Is uw denkwijze heel systematisch?
Zo ben ik niet begonnen. Ik ben het gaan ontwikkelen toen ik begreep wat de waarde van een opgeruimde geest is. De training die ik heb in Oosterse vechtsporten is daar heel belangrijk in geweest. Ik leerde al snel dat daar een spirituele kant aan zit, maar ook een praktische kant. Als vier grote kerels jou bespringen in een donker steegje, wil je niet dat je ergens anders aan moet denken. Je wilt je kunnen concentreren op wat op dat moment belangrijk is. Je wilt geen tweeduizend e-mails in je inbox hebben wanneer je baas te op je nek zit. Wanneer je twijfelt, moet je opruimen, want er komen allerlei verrassingen op je af. En als die komen, zal alle ballast waar je nog mee te maken hebt je reactievermogen beïnvloeden. Als je van koken houdt, is een schone en goed georganiseerde keuken, met alle keukengerei op de juiste manier opgeborgen, de ideale manier om iets lekkers te kunnen maken. Als je bent zoals ik - ik ben chaotisch, ik ben spontaan, ik heb voortdurend allerlei creatieve invallen - dan ga je ten onder in een keuken met rotzooi die er al drie weken ligt.
Is het dan ook een manier om jezelf tegen jezelf te beschermen?
Het is eigenlijk een manier om toegang tot bepaalde delen van jezelf te krijgen, wanneer je voortdurend afgeleid bent en bezig bent met allerlei onzin.
Ergens in uw boek schrijft u dat mensen steeds drukker worden, dat er meer behoefte ontstaat aan GTD. Leg uit.
Dat heeft verschillende redenen. Een ervan is technologie. Technologie biedt ons steeds gemakkelijker toegang tot informatie. In de laatste 72 uur hebben wij waarschijnlijk meer input gehad die onze prioriteiten en projecten beïnvloedden dan onze ouders kregen in een maand, of in sommige gevallen zelfs in een jaar. Afgezien van de vraag of het belangwekkende input is, creëert al die informatie wel steeds meer afleiding. Tenzij je echt niet te doen hebt, betekent nieuwe input dat je opnieuw moet bepalen wat je aan het doen bent en wat belangrijk is. Als dat één keer per maand gebeurt, is het niet moeilijk. Maar ons overkomt dat op het moment dat we zitten te praten. Hoe elegant kun je die nieuwe input opnemen? Daar zijn nieuwe vaardigheden voor nodig. GTD wordt een must-have in plaats van een nice-to-have. De nieuwe generatie doet aan Twitteren, is bezig op zijn iPhone en wat al niet, de input heeft gigantische vormen aangenomen. Dat heeft ook voordelen: de bibliotheek waar we nu zitten, heeft een ontspannen sfeer, ondanks alle boeken die hier staan. Dat komt omdat die boeken geen betekenis hebben voor mij. Ze zorgen juist voor een beetje afleiding. Als dit een volledig witte ruimte was geweest, zouden wij ons voortdurend bewust zijn van wat we aan het doen waren. Daar word je gek van. Om je te laten relaxen, heb je een beetje afleiding nodig. Maar dat moet geen stapel e-mails zijn. Het gaat dus niet om de overdaad aan informatie, maar om de overdaad aan betekenis. Eigenlijk train ik mensen om snel het juiste besluit te nemen over de informatie die binnenkomt. Daar hebben mensen behoefte aan.
U helpt mensen dus sneller besluiten te nemen?
Sneller is niet eens het belangrijkste. Het probleem is dat mensen niet de tijd nemen na te denken en eigenlijk alleen maar reageren op wat binnenkomt. De paradox is dat wij moeten leren razendsnel te bepalen wat iets mogelijk zou kunnen betekenen voor ons, datgene op de juiste plaats te parkeren en een reflectie in te bouwen op dat proces. GTD zegt: je moet deze dingen meteen wanneer ze binnenkomen beoordelen, maar dan moet je op een ander niveau gaan denken en ze opnieuw beoordelen. Wanneer je een e-mail krijgt van je baas of van je moeder of iemand anders die iets voor je betekent, moet je een beslissing nemen over wat je ermee moet doen. Je kan ook bedenken dat je er later nog over na moet denken, maar je moet het niet blijven uitstellen. In het proces moet je iets inbouwen waardoor je jezelf die vraag over niet al te lange tijd opnieuw zult stellen. De meeste mensen stellen het te lang uit, waardoor de zaken zich gaan opstapelen.
Laten we een stap terug doen. Waarom wilde u een follow-up maken voor Getting Things Done?
Deels om een beter begrip te krijgen van de principes waar het om gaat. Mensen gebruikten GTD en dat is eigenlijk heel eenvoudig, maar het heeft enorm ingrijpende gevolgen op hun leven, eigenlijk zonder uitzondering. Daar gaat het nieuwe boek in grote lijnen over: mijn eigen verlangen de principes achter GTD beter te begrijpen. Het gaat eigenlijk over controle en over perspectief. Dat zijn de twee dingen die je echt nodig hebt. Als je een van beide verliest, heb je GTD nodig. Als je het idee hebt dat je alles volledig onder controle hebt en dat je weet waar je naartoe werkt, heb je mijn boeken niet nodig.
Dus u ontdekte nieuwe kanten aan GTD, toen mensen de principes toepasten in hun leven?
Ja. Niet dat ik de principes heb aangepast, maar mijn begrip van GTD groeide, ik kwam op een nieuw niveau terecht. Een voorbeeld: ik wist dat het werkte om je geest leeg te maken door dingen op te schrijven, doordat mensen het gevoel hebben dat zij controle kunnen uitoefenen. Ik heb de vijf stadia geformuleerd waarmee je controle kunt krijgen over je werk en je leven, over je financiële situatie, over hoe een diner te bereiden. Wanneer je controle wilt krijgen over deze zaken, moet je leren begrijpen welke zaken in je psyche de aandacht trekken. Als je dat onder woorden hebt gebracht, kun je naar het tweede stadium: helderheid brengen. Wat proberen we tot stand te brengen? Wat is daarvoor nodig? Vervolgens komt het organiseren van de dingen die je hebt bedacht en het reflecteren op je prioriteiten. Tot slot ga je over tot actie. Zo werkt controle. Het staat allemaal in dit nieuwe boek. Je hoeft nooit meer aan timemanagement te doen of enige andere methode, dit is het. Het kan eigenlijk niet eenvoudiger. Ik daag iedereen uit om aan te tonen dat het niet zo is. Als je het veel ingewikkelder gaat maken, schiet je je doel voorbij. Het moet eenvoudig zijn. Dit is eigenlijk de manier waarop wij functioneren. Ik heb niets verzonnen, ik heb alleen deze vijf stadia geïdentificeerd. Iedereen die aan GTD gaat doen, gaat zich beter voelen. Ik heb alleen maar uitgezocht waarom.
Hoe heeft u dat gedaan?
Ik krijg veel feedback. Eén miljoen mensen hebben het eerste boek gekocht. Ik heb niet één e-mail gekregen waarin iemand schreef dat het niet werkte. Ik heb enorm veel feedback gekregen van mensen die schreven dat zij het niet nodig hadden of van mensen die het niet begrepen of onder de knie kregen, maar niemand schreef mij dat het onzin was. Veel mensen vertelden dat het hun leven had veranderd.
Hoe voelt het, om het leven van mensen te kunnen veranderen?
Geweldig. En ik heb er niet eens zo veel voor hoeven doen. Het kan voor iedereen werken, omdat het om universele principes gaat.
En het gaat alleen maar om helder denken? Of systematisch denken?
Nou… hoe moet je dit nou beschrijven? Het is een denkproces. Heb je het weblog van Venkatesh Rao gelezen? Hij maakt een onderscheid tussen Taylorism en Allenism. De benadering van Taylor is hoe je de efficiëntie van hier naar daar uitvogelt. Mijn benadering gaat volgens hem over de efficiëntie van hoe je denkt over bepaalde zaken. Als je je overgeeft aan de wijze waarop je geest werkt, ben je de pineut. Dan heb je geen controle meer. Je moet slimmer zijn dan je eigen geest. Je denkt: ik hoef hier geen aantekening van te maken, want ik heb er al aan gedacht. Maar dat is geen garantie. Je geest wekt je niet om drie uur ’s nachts als het nodig is. Als je geest intelligent genoeg zou zijn, zou hij je alleen bepaalde dingen laten denken op het moment dat je er echt iets mee kan. Dat is het hele idee.
Over Hans van der Klis
Hans van der Klis is freelance journalist. Hij schrijft regelmatig artikelen voor Managementboek.
