Risicomanagement is een papieren tijger. Ik hoor het vaak, en ken ook best wat bedrijven waar dat zo is, waar een stafafdeling druk is met het vullen van dure tools of complexe spreadsheets. Met honderden, of zelfs duizenden risico’s. Compliance-georiënteerd. Dikke rapporten, die in de la (of een digitaal archief) verdwijnen. Het kan ook anders. Door inhoudelijk en vrijmoedig over risico’s te praten. Door niet álles te willen voorkomen. Door ook over kansen te praten. En door een simpele methode te volgen met een simpele vastlegging. Want het gaat om het gesprek!
Wilde vraagstukken en tamme tools
Martin van Staveren stelt in zijn boek Risicodialoog dat we gecompliceerde problemen nog wel kunnen ontleden in oorzaak-gevolg relaties, en daar procedures en andere formalistische maatregelen, ‘tamme tools’ op los kunnen laten. Echter, complexe problemen, oftewel ‘wilde vraagstukken’ kennen niet zo’n eenduidige oorzaak-gevolg relatie, ze hebben te maken met de VUCA-realiteit, een omgeving vol volatiliteit, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit, plus een dosis menselijk gedrag, met verschillende waarden en opvattingen. Denk aan de aardbevingsschade, klimaatverandering. Dat te lijf gaan met tamme tools wekt alleen maar de schijn van controle. Hoe kan het anders?
Dialoog
Risicodialoog gaat na de introductie waarom een andere vorm van uitvoering van risicomanagement nodig is, verder met een mogelijk alternatief: de risicodialoog. Van Staveren definieert dit als volgt: een risicodialoog is een gesprek over expliciet, realistisch en gestructureerd omgaan met onzekerheden, risico’s en kansen, waarbij alle deelnemers aan het gesprek vrijmoedig spreken en openhartig luisteren.
Dialogen zijn open gesprekken met gelijkwaardige deelnemers die elkaar respecteren. Ze stellen elkaar wederzijds vragen, ze zijn zich bewust van hun eigen oordelen en ze proberen die tijdelijk opzij te zetten. De dialoogpartners wisselen argumenten uit en, misschien wel het meest kenmerkend, ze maken ook hun onderliggende waarden en normen expliciet. Ook kenmerkend is de wil om te leren, met de moed te erkennen dat je het mis hebt. Verwacht nu geen handleiding gespreksvaardigheden! Het boek verwijst, heel verstandig, naar het werk van twee experts om daar meer over te leren.
Doel, Onzekerheid, Doen
Na de basiskennis van risicomanagement enerzijds en dialogen anderzijds, gaat het verder met de methode: Doel, Onzekerheid, Doen, oftewel DOD. Dat spreekt eigenlijk voor zich en is een simplificatie van de traditionele risicomanagementmethoden. De dialoog bestaat dus uit het stellen van drie vragen: Wat is het Doel, Wat is Onzeker, Wat staat ons te Doen? Dit kan worden aangevuld met: voor wie? En door wie?
Handig is de toevoeging van zes vormen van mogelijke impact van de onzekerheid: tijd, geld, kwaliteit, veiligheid, reputatie, duurzaamheid. En net zo handig is de indeling van de mogelijke oorzaken: HOT-RIP, oftewel Human, Organization, Technology (primaire oorzaken) en Regulation, Industry and Politics (versterkende oorzaken). Dat geeft richting aan wát te doen, en ook hoevéél.
Bij Doen kunnen de acties in 4 categorieën worden verdeeld: In de Engelstalige literatuur kent men de vier T’s: Terminate (stoppen), Treat (behandelen), Transfer (overdragen) en Tolerate (accepteren). Bij Doen kun je ook naar ‘meerdoelige’ (extra effectief) en ‘gelijkdoelige’ (mogelijk concurrerende) acties kijken. Interessant! En heel leuk: hij voegt hieraan Omdenken toe: kun je van de oorzaak van je onzekerheid misschien een uitdaging of kans maken?
Deze drie indelingen voor impact, oorzaak en acties geven houvast en structuur aan de dialoog en zijn praktisch en overzichtelijk.
Implementatie
Het boek sluit af met de invoering van de risicodialoog. Dat kan best op weerstand stuiten, dus zie het als een innovatie en hanteer een gedegen change-management-aanpak. Hierbij houd je rekening met de cultuur en structuur van de organisatie, maar ook met de motivatie en competenties van de stakeholders. Een goede aanbeveling vond ik het bekijken of een risicodialoog onderdeel van een regulier (non-risk) overleg kan worden. Klein beginnen is een optie, omdat er geen zekerheid (pun intended) is dat een dialoog positief effect heeft op het aantal of soort maatregelen.
Van Staveren gebruikt in zijn trainingen een casus met verschillende reisjes, deze is als bijlage toegevoegd. Perfect om bij de implementatie als oefenstof te gebruiken.
Compact en simpel
Risicodialoog is niet al te dik, 140 pagina’s exclusief noten, nawoord etc. Dat is prettig, bij bekende onderwerpen lees je snel door, bij onbekendere onderwerpen kun je je via de referenties verder verdiepen. Zoals voor het voeren van een (Socratische) dialoog: daar kun je een boek over schrijven, en dat is natuurlijk ook al gebeurd. Van Staveren verwijst o.a. naar het uitstekende Socrates op sneakers, dat ik onlangs las. En voor achtergrond over risicomanagement lees je natuurlijk (één van) de drie eerdere boeken van Van Staveren.
De methode is simpel, de tools zijn dat ook. Je kunt ze eenvoudig downloaden, of je laten inspireren tot het zelf ontwerpen van de beste vastlegging voor jouw bedrijf. Aan het eind van elk hoofdstuk vind je de ‘Essentie’ in een paar bullets, dat is handig. Verder staat er verrassend weinig jargon in het boek, en worden de typische risicomanagementtermen goed uitgelegd. Het boek is daardoor geschikt voor zowel de ervaren risicomanager die terug wil naar de basics, als de startende professional die de basics nog niet kent.
Onderbouwd
Het boek heeft een uitgebreide lijst met bronmateriaal en eindnoten voor de broodnodige onderbouwing. Het is sterk beïnvloed door het werk van Leidy Klotz, met name het boek Subtract dat een lans breekt voor simplificatie, weglaten. Voor de dialogische kant wordt geleund op het werk van Rens van Loon. Natuurlijk is de theoretische achtergrond van Van Staveren zelf (gepromoveerd op risicomanagement) en zijn praktijkervaring als adviseur de fundering. Anderzijds geeft van Staveren aan dat er geen wetenschappelijk onderzoek is gedaan naar de toepassing van een risicodialoog. Het is immers een innovatie!
Dus: wie durft?
Over Elly Stroo Cloeck
Elly Stroo Cloeck is project- en interim-manager op het gebied van Finance, Internal Audit en Risk Management. Daarnaast schrijft ze recensies en samenvattingen van managementboeken.
